Základní informace ke shromáždění vlastníků

Stavy shromáždění

Shromáždění vlastníků je rozděleno do několika stavů pro přehlednější průběh a zpracování. Konkrétně se jedná o tyto stavy:

Příprava/Koncept

V kroce Příprava/Koncept se nastavují základní informace ke shromáždění. Kdy a kde je konáno, doplňující informace, všeobecné nastavení, nastavení programu/bodů shromáždění a příprava prezenční listiny.

V tomto stavu je možné shromáždění ukládat do konceptu, upravovat informace, měnit program/body shromáždění a editovat prezenční listinu.

Shromáždění ve stavu Příprava/Koncept je viditelné pouze členům výboru a případným oprávněným rolím.

Svoláno

Jedná se o stav, kdy příprava proběhla, bylo řádně naplánováno, doplněny všechny podklady a program. 

Shromáždění v tomto stavu je viditelné všem vlastníkům a mohou nahlížet do jeho detailu.

Probíhá

Stav, kdy bylo shromáždění zahájeno. V tuto chvíli se shromáždění uzamkne a přístup k němu má pouze osoba, která shromáždění zahájila. Ostatní členové mohou ve shromáždění nahlédnout do základních informací a příloh.

Zpracovává se

Zpracovává se je stav, kdy bylo shromáždění ukončeno a statutární orgán má nyní prostor pro případné doplnění diskuzí a kompletaci zápisu ze shromáždění.

K připomínkování

Stav, kdy statutární orgán zpracoval celé shromáždění, doplnil zápis ze shromáždění a případné další podklady a předal vlastníkům zápis k připomínkování.

Termín může každé společenství nastavit podle svých stanov a aplikace automaticky pohlídá jeho konec.

Uzavřené

Stav, kdy bylo celé shromáždění řádně zpracováno a uzavřeno. Tento stav už není možné vrátit a znovu shromáždění otevřít.

Typy bodů programu shromáždění

Při tvorbě bodů programu shromáždění můžete vybírat mezi následujícími typy:

Volba orgánu shromáždění

Bod určený pro volbu činovníků, tedy Předsedajícího shromáždění, Zapisovatele zápisu a Ověřovatele zápisu.

Umožňuje hlasovat i zaznamenávat diskuzi.

K hlasování

Bod určený pro hlasování. Umožňuje hlasovat i zaznamenávat diskuzi.

Informativní

Bod určený pouze pro sdělení informací. Například pro zahájení shromáždění nebo předání informace shromáždění.

Informativní bod neumožňuje hlasování a je možné u něj zaznamenávat diskuzi.

Diskuze

Bod určený pro diskuzi na shromáždění. Diskuzní bod neumožňuje hlasování a je možné u něj zaznamenávat diskuzi.

Automatické generování dokumentů

Prezenční listina pro shromáždění

Jakmile je shromáždění vlastníků ve stavu svoláno, aplikace umožní vygenerovat prezenční listinu. Tu si můžete stáhnout ve formátu PDF.

Prezenční listina po konání shromáždění

Ve chvíli, kdy ukončíte shromáždění a dostane se do stavu Zpracovává se, aplikace umožní vygenerovat prezenční listinu s přítomností vlastníků. Tuto prezenční listinu si můžete stáhnout ve formátu PDF.

Zápis ze shromáždění

V kroce Zpracovává se aplikace umožní vygenerování zápisu ze shromáždění do PDF. V případě, že s vygenerovaným zápisem nejste spokojeni, můžete si vygenerovat zápis do souboru docx (Microsoft Word) a upravit si jej dle vlastní potřeby.

Potvrzení o přečtení

V případě potřeby je možné nastavit potvrzení o přečtení. Bude-li tato možnost nastavena, vlastníci budou vyzváni k potvrzení o přečtení nového shromáždění. Jako organizátor shromáždění budete mít k dispozici přehled, kdo si informaci o nově naplánovaném shromáždění přečetl, či nikoliv.

Predikce účasti vlastníků

Jakmile je shromáždění svoláno, vlastníci budou mít možnost předběžně označit svou přítomnost/nepřítomnost případně zvolit, že budou zastoupeni. Jako organizátor shromáždění budete mít k dispozici predikci účasti.

Historie shromáždění

Aplikace automaticky zaznamenává historii celého shromáždění. Konkrétně se jedná o tyto záznamy:

• Kdy byla zahájena příprava shromáždění
• Kdy bylo shromáždění svoláno
• Kdy a jestli byly projednány jednotlivé body programu shromáždění
• Kdy bylo shromáždění ukončeno
• Kdy bylo shromáždění předáno k připomínkování
• Kdy bylo shromáždění uzavřeno

Zkušební shromáždění

Jedná se o shromáždění, ve kterém si může statutární orgán vyzkoušet celý průběh, od nastavení až po uzavření, nanečisto. 

Takové shromáždění neposílá žádné notifikace a je viditelné pouze statutárnímu orgánu a případným oprávněným rolím. 

SMS upozornění

SVJ Aplikace umožňuje se svoláním shromáždění odeslat vlastníkům informaci o jeho svolání prostřednictvím SMS.

E-mailové upozornění

SVJ Aplikace automaticky odesílá následující e-maily týkající se shromáždění:

• Svolané shromáždění
• Zrušení shromáždění
• Předání k připomínkování
• Konec termínu k připomínkování
• Uzavření shromáždění